Hvordan kan en presentasjon hjelpe deg å få fram budskapet?

1. Bruk få ord

Bruk fontstørrelse 32 eller større, på den måten begrenser du antall setninger på ett lysbilde.

Det er ikke noe galt i å bruke mange ord. Men ikke gjør det på lysbildet! Vi har ingenting imot å høre på folk som snakker engasjert og mye og som holder det de lover, altså når det samsvarer med temaet i foredraget.

– Ja, men presentasjonen skal jo deles ut etterpå, da må jeg ha med mer enn stikkord…?

En dyktig formidler som ønsker å lære bort, lager en presentasjon for veggen og en annen som deles ut. Den som deles ut kan være utfyllende. Kanskje må du også fjerne noen bilder i den presentasjonen du skal dele ut fordi pasienter eller andre har gitt rettigheter til bruk på vegg, men ikke til distribusjon.

Husk at kopiene må være lesbare. Husk rettigheter til bilder.

2. Tre ganger tre

3 x 3 er en praktisk og klassisk tommelfingerregel for foredragsholdere. Den går ut på at du konsentrer deg om maksimalt tre hovedpoeng i foredraget – og banker dem inn tre ganger. Ikke minst må konklusjonen være klar på disse tre poengene.

Faktum er at folk flest ikke er i stand til huske mer enn noen få hovedpoeng eller budskap fra en presentasjon, og i stedet for å drukne tilhørerne i poeng de ikke husker, er det bedre å bruke foredrag til å hamre inn tre hovedpoeng på en så grundig måte at de garantert husker og lærer det viktigste.

3. Tilpass presentasjonen til mottakerne

Skal presentasjoner være enkle eller kompliserte – og dermed imponerende?
Svaret avhenger av mange forhold:

  • hvem er målgruppen?
  • hva er budskapet?
  • hva slags sammenheng skal presentasjonen gjøres i?

Lysbildene er knagger for kursdeltakerne slik at han/hun kan huske og lære det du formidler.

4. Bruk moderate effekter

PowerPoint blir stadig videreutviklet og tilbyr flere og flere effekter. Gir dette bedre og mer spennende presentasjoner, eller drukner budskapet? Husk at det er med illustrasjoner som med andre effekter: De virker best hvis bruken er moderat.

Det samme gjelder effekter  som lyd, musikk, video, flygende og hoppende bokstaver og overgangseffekter. Det kan være morsomt å få til avanserte effekter, men husk at de lett stjeler oppmerksomheten fra budskapet. Enkel inn- og uttoning av både tekst og av lysbildene gir ofte den elegansen du er på jakt etter

Bruk malsystemet for alt det er verdt.

5. Lær deg å bruke bildefiler

Unngå at  presentasjoner krasjer eller plutselig begynner å bevege seg langsomt. Grunnen kan være at bildet du har satt inn har for stor oppløsning.
Dersom utgangspunktet er et 20-MB tiff-bilde, gjør du klokt i å konvertere det til jpeg-format, og helst ta det ned i bildestørrelse også. Bilder som er på 2 MB er store nok til å fylle et lysbilde og vil se skarpe ut på skjerm.

Tips om bilder:

  1. unngå for store bilder, presentasjonen blir tung å laste
  2. unngå uskarpe bilder, bildet har for lav oppløsning
  3. justér bilder ved å dra i hjørnet, da unngår du å strekke eller klemme det
  4. husk rettigheter til bilder

6. Bruk enkle grafer

De er et fint virkemiddel til å vise trender og endringer, bruk gjerne grafer, men bare så lenge de er enkle og inneholder færrest mulig forklaringer og definisjoner.

Grafer skal være et blikkfang, men de må ikke fange tilhørernes blikk i så stor grad at du som foredragsholder mister kontakten med tilhørerne.

7. Skap visuelt velvære

Det er viktig å velge fargekombinasjoner med tekst og bakgrunn som passer bra sammen.
Merk: Rød tekst på sort forsvinner.

Skal vi velge lys tekst mot mørk bakgrunn, eller mørk tekst mot lys bakgrunn?
Det avhenger ofte av belysningen i rommet. Når man viser presentasjonen i dempet belysning, er mørk bakgrunn best, fordi lys bakgrunn kan gi for stor kontrast til omgivelsene og dermed være ubehagelig for øynene. Omvendt vil lys bakgrunn passe best når presentasjonen vises i et godt opplyst rom, rom med vinduer der dagslys skinner inn.

Fancy skrifttyper er sjelden noen forbedring av en presentasjon. En tommelfingerregel er å benytte maks 3 skrifter og da brukes de spesifikt for å oppnå en effekt, feks en skrifttype for tittel, en for brødtekst og en for sitater.

Bruk helseforetakets maler og profilprogram for det det er verd.

8. Se publikum i øynene, ha ryggen mot presentasjonen

Ideelt sett bør du kjøre en toskjermsløsning der du selv ser presentasjonen på din egen bærbare pc. Da kan du lettere stå med ansiktet mot tilhørerne og ryggen mot lerretet.

Med en slik løsning kan man dessuten legge opp ulik visning på lerretet og på pc-skjermen. Du kan se dine notater og stikkord, tilhørerne får se det som skal hjelpe dem å huske. Du kan også se en miniatyr av det neste lysbildet, slik at du kan forberede deg på hva som kommer.

Du står aldri med ryggen til kursdeltakerne og leser opp fra egne lysbilder.

Er du profesjonell kjenner du presentasjonen din så godt at du vet nøyaktig når det kommer et overraskende eller morsomt poeng – og du kommenterer det mens du ser publikum i øynene. Da har du en mulighet til å nå fram til tilhørerne  – og det er jo det som er målet?

9. Ha noe i bakhånden

En foredragsholder vil helst kjøre gjennom presentasjonen slik han eller hun har designet og planlagt den. Men tilhørerne tillater ikke alltid det. Tvert imot er det ofte en eller annen ekstra kritisk eller oppmerksom person til stede som avbryter foredrag med spørsmål og kommentarer. Den erfarne foredragsholder har en sjette sans for hvor spørsmålene pleier å komme og imponerer med å ha noen ekstra lysbilder i bakhånden – lysbilder som ellers ikke ville blitt vist, men som man nå henter opp for å demonstrere at dette spørsmålet eller denne motforestillingen hadde man naturligvis tenkt på.

PowerPoint har innebygd hyperlink-teknologi som gjør det enkelt å hente frem slike ekstra-lysbilder.

10. Generalprøve, generalprøve…

Tenk gjennom hva du vil oppnå med å bruke powerpoint for å fremme læring, og være forberedt slik at

  1. du vet hvordan du får opp presentasjonen fra din PC og til prosjektoren, du vet hvordan du feilsøker om det ikke skjer
  2. din presentasjon går aldri utenfor lerretet, gjør den det, vet du hvordan du stiller inn
  3. du har alltid en kopi av viktig innhold du kan finne fram dersom  internett-tilkoblingen faller ut
  4. du er så godt forberedt, at læringsutbyttet til deltakerne bedres gjennom bruk av  powerpoint

Vær muntlig. Ikke les fra presentasjonen! Presentasjonen bak deg, på lerretet eller storskjermen, skal bare understøtte det du sier, ikke konkurrere med det.

Det du presenterer på lysbildet skal være en hjelp for deltakeren slik at hun/han lettere kan følge med, det skal ikke være ditt fulle manus og dine notater.

Kilde: fritt etter Computerworld